Pengertian Arsip

Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Lembaga Pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Secara umum, arsip memiliki fungsi sebagai pusat informasi, dokumentasi, dan bukti pertanggungjawaban penyelenggaraan administrasi. Bagi masyarakat Desa, arsip dapat menajdi sarana bukti kegiatan, sarana yang merekam ingatan bersama (memori kolektif), gambaran masa lampau dan bukti sejarah, serta sebagai sumber informasi yang terpercaya. Oleh karena itu, pengelolaan arsip yang baik perlu dilakukan secara bersama-sama oleh masyarakat Desa. Dengan demikian, keberadaan arsip yang terkelola dengan baik dapat mewujudkan masyarakat Desa yang sejahtera.

Arsip Di Desa

Dalam kegiatan bermasyarakat dan bernegara, masyarakat Desa memiliki arsip yang perlu dijaga keaslian dan keutuhannya, baik dari segi fisik maupun informasi. Adapun arsip di Desa terdiri atas 2 (dua) kriteria, diantaranya adalah:

1. Arsip Pembangunan Desa Dan Pemberdayaan Masyarakat Desa

a. Laporan Pembangunan Desa dan Pemberdayaan Masyarakat Desa, meliputi: daftar usulan masyarakat Desa, berita acara Musyawarah Desa tentang pembangunan Desa dan pemberdayaan masyarakat Desa, dokumen peraturan Desa tentang RPJM Desa, RKP Desa, daftar usulan RKP Desa, serta laporan realisasi kegiatan pembangunan Desa dan pemberdayaan masyarakat Desa;

b. Arsip BUM Desa dan Usaha Ekonomi Masyarakat, meliputi potensi ekonomi Desa dan perencanaan pembangunan Desa;

c. Arsip Peristiwa Penting Desa, antara lain arsip peresmian Desa wisata, pertempuran melawan penjajah, dan bencana alam; serta

d. Arsip Adat Istiadat, Budaya, Tradisi Lisan, Keagamaan, dan Kepercayaan Masyarakat Desa.

2. Arsip Masyarakat Desa

a. Arsip Organisasi/Komunitas Desa

1) Arsip Organisasi Masyarakat Desa, antara lain profil organisasi, akta pendirian/pembentukan organisasi, keanggotaan, AD-ART, dan rekaman kegiatan rutin; serta

2) Arsip Kepemilikan Organisasi Masyarakat Desa, antara lain letter C, sertifikat tanah/bangunan, IMB, BPKB, STNK, denah arsitektur bangunan/blueprint, surat wakat, dan lain-lain.

b. Arsip Keluarga

1) Arsip Perseorangan, antara lain arsip tokoh pemimpin Desa, tokoh adat, tokoh agama, dan tokoh pemuda;

2) Arsip Data Diri, antara lain Kartu Keluarga, Akte Kelahiran/Kematian, KTP, SIM, Akte Perkawinan/Perceraian;

3) Arsip Pendidikan, antara lain Ijazah, STTB, transkrip nilai, rapor, sertifikat kursus/diklat kompetensi, polis asuransi pendidikan;

4) Arsip Kepemilikan Pribadi, seperti sertifikat tanah, IMB, denah arsitektur rumah/blueprint, sertifikat HGB, surat berharga, surat wasiat, surat hibah/wakat, BPKB, STNK;

5) Arsip Keuangan, antara lain dokumen perjanjian jual beli, dokumen perjanjian utang piutang, buku tabungan, NPWP;

6) Arsip Kesehatan, antara lain polis asuransi kesehatan/jiwa, kartu keanggotaan BPJS, dan dokumen riwayat kesehatan;

7) Arsip Pekerjaan, antara lain perjanjian kerja sama, kontrak kerja, SK Pengangkatan Pegawai, SK Kenaikan Pangkat, SK Mutasi Kerja, SK Pemberhentian Kerja, sertifikat penghargaan, TASPEN, arsip Hak Kekayaan Intelektual (HAKI); serta

8) Arsip Bersejarah Keluarga, antara lain catatan silsilah keluarga dan rekaman kegiatan keluarga.