Tertib arsip merupakan proses/tahapan mengelola arsip menjadi rapi maupun tertata sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan standar kearsipan yang berlaku. Untuk mendukung pelaksanaan tertib arsip maka perlu diketahui hal-hal terkait upaya tersebut, antara mengetahui tentang bentuk dan media arsip, faktor perusak arsip, dampak kerusakan/hilangnya arsip, perlengkapan kearsipan, serta penataan dan pemberkasan arsip.

Bentuk Dan Media Arsip

1. Arsip Kertas/Tekstual, merupakan arsip yang paling umum.

2. Arsip Audio Visual, antara lain foto, video/film, dan rekaman.

3. Arsip Kartografi dan Kearsitekturan, antara lain denah dan peta.

4. Arsip Elektronik, yaitu arsip berbasis komputer atau arsip bacaan mesin antara lain: arsip hasil alih media dari bentuk lain seperti komputer, flashdisc, harddisc, memory card, compact disc, dan media penyimpanan awan (cloud) secara online.

Faktor Perusak Arsip

Arsip dapat mengalami kerusakan apabila tidak disimpan dan dirawat dengan baik. Arsip yang rusak dapat menyebabkan hilangnya sebagian maupun keseluruhan isi informasi arsip.

Adapun beberapa faktor yang dapat merusak arsip antara lain:

1. Faktor Alam, seperti jamur, udara lembab dan panas, basah, cahaya matahari langsung, dan debu.

2. Hama, seperti serangga dan hewan pengerat.

3. Faktor Fisik/Mekanis, seperti perubahan bentuk/melengkung, terlipat, robek/bolong, dan lembaran lepas/terpisah.

4. Faktor Kimiawi, seperti api, foxing (noda kuning atau hitam pada kertas), korosi tinta/tembaga, karat, dan asidifikasi (pengasaman).

5. Bencana Alam, seperti banjir, longsor, gempa, tsunami, dan gunung meletus, serta bencana non alam seperti kebakaran.

6. Perbuatan Manusia, seperti pencurian, vandalisme/pengrusakan, hilang/salah dalam penempatan, dan laminating press.

Setelah memahami faktor-faktor perusak di atas, ketahui pula dampak kerusakan/hilangnya arsip seperti di bawah ini:

a. tidak ada bukti pertanggungjawaban pembangunan Desa dan pemberdayaan masyarakat Desa;

b. hilangnya hak-hak keperdataan, seperti hak kepemilikan, hak politik, hak kependudukan, dan sebagainya;

c. hilangnya identitas Desa/masyarakat Desa;

d. mengancam keberadaan aset organisasi masyarakat Desa dan keluarga;

e. terkikisnya memori kolektif (ingatan bersama) Desa;

f. dapat merugikan secara ekonomi; dan

g. dapat menimbulkan konflik.

Perlengkapan Kearsipan

Pengelolaan arsip yang baik tidak hanya memperhatikan keberadaan arsip semata, melainkan juga memastikan keberlangsungan dan kelestarian arsip. Dalam hal ini, pengelolaan arsip membutuhkan perlengkapan penataan dan penyimpanan arsip untuk menjamin perlindugnan arsip, baik dari segi fisik maupun informasi.

Selain itu, perlengkapan kearsipan juga memilki fungsi untuk penataan dan pemberkasan arsip, penyimpanan arsip, serta mempermudah pencarian/temu kemabli arsip jika dibutuhkan.

Adapun perlengkapan kearsipan yang perlu dipersiapkan antara lain seperti ditunjukkan pada gambar berikut.

 Pembuatan Dan Penerimaan Arsip

Pembuatan arsip adalah aktivitas membuat rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Sedangkan penerimaan arsip adalah kegiatan menerima arsip yang berasal dari pihak luar atau orang lain. Kegiatan pembuatan dan penerimaan arsip dapat dilakukan oleh seluruh masyarakat Desa, untuk selanjutnya dilakukan penataan dan pemberkasan serta penyimpanan arsip.